Obično je OpenKM konfigurisan kao okruženje s jednom instancom za jednu kompaniju. Ukoliko više kompanija želi da ima svoju OpenKMinstancu na istom servru, postoje opcije.
Moguće je pokrenuti više OpenKM instanci na istom serveru, odvajajući baze podataka sadržaja i kreirajući prilagođena okruženja klijenata. Neke prednosti su:
Multi-zakup omogućava da se na jednom serveru i OpenKM instanci postavi više nezavisnih kompanija. Glavna instanca je logički podeljena tako da će svaka kompanija pristupati samo svojoj zasebnoj instanci OpenKM-a.
Omogućava nam da koristimo bazu podataka kao sistem za upravljanje dokumentima za masovno arhiviranje poruka. Datoteka pošte je automatizovan postupak očuvanja i zaštite svih poruka e-pošte.
Ima puno prednosti arhiviranja e-pošte od najvažniji su:
OpenKM sadrži modul za e-fakturisanje koji povlači fakture „kml“ u formatu za njihovo čuvanje u sistemu, a takođe omogućava i druge funkcije kao što su provera fakture digitalnim potpisom, preuzimanje u PDF formatu ili slanje obaveštenja.
CMIS je specifikacija za poboljšanje interoperabilnosti između Enterprise Content Management sistema. OASIS je odobrio CMIS kao specifikaciju OASIS 1. maja 2010. Predlaže model podataka plus skup generičkih usluga i nekoliko veza protokola zasnovanih na HTTP-u, uključujući REST / Atom.
OpenKM ima brojne aplikacije koje nam omogućavaju da elektronski potpišemo dokumente i da ih skeniramo u PDF formatu.
Modul za upravljanje zahtevima za dokumente (Doc Request) omogućava korisnicima da bezbedno i šifrovano traže i primaju dokumente, što je posebno korisno za finansijske, obrazovne i druge institucije koje trebaju da komuniciraju sa spoljnim klijentima na siguran način.
OpenKM nudi modul kanala prijava koji omogućava organizacijama da se bezbedno i poverljivo upravlja prijavama nepravilnosti, prevara i neprimerenih ponašanja. Ovaj alat je ključan za promovisanje etike i transparentnosti u radnom okruženju, pružajući sigurno mesto za zaposlene i treće strane da izraze svoje zabrinutosti bez straha od odmazde.
Napredni OCR modul OpenKM pruža sveobuhvatno rešenje za optičko prepoznavanje karaktera, omogućavajući organizacijama da upravljaju velikim obimima dokumentacije na automatizovan i efikasan način. Ovaj modul je idealan za kompanije koje upravljaju raznolikim dokumentima, poput faktura, otpremnica ili narudžbenica, i koje žele da optimizuju svoje procese upravljanja dokumentima bez obzira na format ili dizajn fajlova.