Stvaranje i održavanje autentičnih, pouzdanih i upotrebljivih zapisa

Pregled

OpenKM softver za upravljanje dokumentima ima funkcionalnostii softvera za upravljanje zapisima. Postoji mnogo literature sa pojmovima koji se odnose na upravljanje dokumentima, kao što su; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM. Navedeni koncepti se suštinski razlikuju više u marketing porukame nego u funkcionalnostima.

Međutim, mi više volimo termin EDRMS (Enterprise Document and Record Management Sistem), možda sa manjim uspehom u marketinškom svetu, ali s našeg stanovišta objašnjava suštinu u kvalitetu i funkcionalnostima tih softvera.

Upravljanje zaoisima(informacijama o dokumentima) u upravljanju dokumentima je oblast upravljanja odgovorna za efikasnu i sistematsku kontrolu stvaranja, primanja, održavanja, upotrebe i raspolaganja zapisima, uključujući procese za snimanje i održavanje dokaza i informacija o poslovnim aktivnostima i transakcijama u obliku evidncija.

Elektronsko upravljanje zapisima u organizaciji uključuje:

  • Postavljanje politika i standarda.
  • Dodjeljivanje odgovornosti i ovlašćenja.
  • Uspostavljanje i objavljivanje postupaka i smernica.
  • Upravljanje informacijama.
  • Pružanje niza usluga koje se odnose na upravljanje i upotrebu eviencija.
  • Dizajn, implementacija i administracija specijalizovanih sistema za upravljanje dokumentima.
  • Integrisanje upravljanja dokumentima u poslovne sisteme i procese.

Sve organizacije moraju identifikovati regulatorno okruženje koje utiče na njihove aktivnosti, i zapise za dokumentovanje njihovih aktivnosti. Politike i procedure organizacija treba da odražavaju primenu regulatornog okruženja na njihove poslovne procese. Organizacija treba da pruži odgovarajuće dokaze o ovoj usklađenosti sa regulatornim okruženjem u zapisima svojih aktivnosti.

Organizacija treba da uspostavi, dokumentuje, održava i objavljuje politike, postupke i prakse za upravljanje dokumentima, kako bi se osiguralo da su poslovne potrebe i procedure za dokazima, odgovornošću i informacijama o aktivnostima zadovoljeni.

Prednosti

U scenariju elektronskog upravljanja dokumentima, zapisi se kreiraju, primaju i koriste u obavljanju poslovnih aktivnosti. Da bi podržali vođenje poslovanja, uskladili se sa regulatornim okruženjem i obezbedili odgovornost, organizacije trebaju da kreiraju i čuvaju verodostojne, pouzdane, upotrebljive zapise i štite integritet tih zapisa onoliko dugo koliko je potrebno. Organizacije treba da uspostave i sprovedu sveobuhvatan program za upravljanje dokumentima koji uključuje:

  • Utvrđivanje koje zapisi treba da se kreiraju u svakom poslovnom procesu, i koje informacije treba da budu uključene u zapis.
  • Donesu odluke u kojem obliku i strukturi će se stvarati i snimati zapisi, tehnologije koje će se koristiti.
  • Utvrde metapodatake koji bi trebali biti stvoreni pomoću zapisa, kako će metapodaci biti povezani i kako sa njima upravljati.
  • Odrede procese čuvanje zapisa, i omoguće pristup zapisimatokom vremena.
  • Osiguravanje da se zapisi vode u sigurnom i pouzdanom okruženju.
  • Identifikuju i procene mogućnosti za poboljšanje procesa i odluka koje bi mogle proizaći iz boljeg kreiranja ili upravljanja zapisima.
  • Odrede zahteve za pronalaženjem, korišćenjem i prenošenjem zapisa između poslovnih procesa i drugih korisnika, kao i koliko dugo je potrebno zapise zadržati.
  • Donesu odluku kako da organizujuzapise tako da podržavaju različite zahteve.
  • Procene rizike koji bi bili povezani sa nepostojanjem pouzdanih podataka o aktivnostima.
  • Organizuju se u skladu sa zakonskim i regulatornim zahtevima, primenljivim standardima i organizacionom politikom.

Fajl plan

Plan datoteka je sveobuhvatan pregled koji uključuje seriju zapisa, organizaciju datoteka, aktivne lokacije datoteka, uputstva za prenos datoteka, uputstva za čuvanje i dispoziciju datoteka i druga specifična uputstva koja pružaju smernice za efikasno upravljanje dokumentima.

Plan datoteka OpenKM-a određuje kako se zapisi organizuju nakon što su kreirani ili primljeni, pruža "mapu puta" za zapise koje kreira i održava organizaciona jedinica, i olakšava raspoređivanje zapisa.

Plan datoteka kreiran je detaljnim opisom niza datoteka u vašoj organizacionoj jedinici, kao i informacijama o tome kako se njima upravlja i od koga, uključujući sledeće podatke u vaš plan datoteka.

Karakteristike

Plan OpenKM datoteka upravljanja dokumentima, opisuje svaku vrstu zapisa u organizaciji, lokaciju na kojoj se trebaju čuvati, pravila koja se na njih odnose, raspored i vremenski raspored zadržavanja, način njihovog raspolaganja i osobu ili osobe odgovorne za njihovo upravljanje menadžment. Sastoji se od sledećih zadataka:

  • Opis vrste dokumenata za koje organizacija priznaje da su zapisi.
  • Klasifikacija zapisa u širok raspon kategorija.
  • Navođenje gde se čuvaju zapisi.
  • Opis perioda zadržavanja za zapise.
  • Opis ko je odgovoran za upravljanje raznim vrstama zapisa.
  • Rad sa elektronskim i neelektronskim zapisima.

Nasleđivanje

Omogućuje nasljeđivanje između datoteka.

  • Nasleđuje se od serije matičnih datoteka do podređene.
  • Produžite seriju datoteka.
  • Klon serija datoteka.

Sigurnost

Podesite sigurnost prema seriji zapisa.

  • Sigurnost zasnovana na OpenKM plugin sistemu.
  • Napravite sopstvenu dinamičku sigurnost za svaku seriju datoteka, na primer, na osnovu metapodataka.

Menadžer zapisa

  • Menadžer zapisa zasnovan na OpenKM plugin sistemu.
  • Napravite sopstvenu dinamičku logiku za svaku seriju datoteka, na primer, na osnovu vrednosti metapodataka, serija datoteka može da se promoviše u status „zapisa“.
  • Dinamička logika za ocenjivanje zadatka „promoviši kao zapis“.

Pretraga

Definišite uobičajene pretrage na osnovu serije zapisa fajla.

Klasifikacija poslovnih aktivnosti

Klasifikacija poslovnih aktivnosti je bitna u vođenju poslovanja i mnogim procesima koji su uključeni u upravljanje dokumentima:

  • Omogućuje povezivanje između pojedinačnih zapisa sa akumuliranjem kako bi se osigurao kontinuirani zapis aktivnosti.
  • Obezbeđujeda se zapisi nazivaju na konzistentan načintokom vremena.
  • Pomaže u pronalaženju svih zapisa koji se odnose na određenu funkciju ili aktivnost.
  • Određuje bezbednosne zaštite i pristupe pogodne za skupove zapisa.
  • Dodjeljuje korisničke dozvole za pristup određenim grupama zapisa ili za rad na njima.
  • Distribuira odgovornosti za upravljanje određenim setovima zapisa.
  • Distribuirazapise za akciju.
  • Određuje odgovarajuće periode zadržavanja i raspolaganja za zapise.

Sistem klasifikacije

Sistem klasifikacije odražava poslovanje organizacijei obično se zasniva na analizi poslovnih aktivnosti organizacije. Sistem se može koristiti za podršku različitih procesa upravljanja dokumentima i zapisima.

Katalog

  • Katalogizacija zasnovana na OpenKM plugin sistemu omogućava automatsko upravljanje dokumentima izapisima.
  • Napravite dinamička odredišta na osnovu vrednosti zapisa.
  • Dinamički čarobnjak koji od korisnika zahteva vrednosti metapodataka na osnovu niza zapisa (kontrole kreiranja).

Dispozicija

  • Dispozicija bazirana na OpenKM plagin sistemu.
  • Podesite raspored i period zadržavanjazapisa dokumenata (period zadržavanja).
  • Napravite dinamičku dispoziciju na osnovu vrednosti zapisa.

Kontaktirajte nas

Generalni upiti

Info management d.o.o.

Email:
email
Telefon:
+381 60 652 7255 ( Serbia )
Centrala:
Sonje marinkovic 112, 21121 Sremska Kamenica, Serbia

Serbia: Molimo nazovite +381 60 652 7255.
Radno vreme:
Ponedjeljka do Petka: 09:00 am - 19:00 pm hitne asistencije. Trenutno, danas je Utorak 06:14 am u Sremska Kamenica, Serbia.

OpenKM u svetu:

China: https://www.openkm.cn
France: https://www.openkm.fr
Germany: https://www.openkm.de
Hungary: https://www.openkm.hu
Indonesia: https://www.openkm.id
Italy: https://www.openkm.it
Malaysia: https://www.openkm.my
Middle East: https://www.openkm.me
North Africa: https://www.openkm.me
Poland: https://www.openkm.pl
Serbia: https://www.openkm.rs
Spain: https://www.openkm.com
USA: https://www.openkm.us