Кako efikasno usvojiti sistem bez papira na radnom mestu?

Кako efikasno usvojiti sistem bez papira na radnom mestu?

Napisao Rejmond Čiu 14. januara 2022

Nekada su preduzeća koristila papirna dokumenta za organizovanje informacija. Međutim, to nije danas najbolje rešenje.

U studiji kompanije Кserok iz 2019. godine, američke kompanije troše oko 460 milijardi dolara na plate za poslovne aktivnosti upravljanja informacijama na papiru. Ovaj trošak uključuje kreiranje i formatiranje ili ponovno unošenje dokumenata u digitalnu kopiju.
Smanjenje količine vremena potrebnog da se vrše poslovi sa informacijama na papiru za 15% može pomoći kompaniji od 500 zaposlenih da uštedi čak 2 miliona dolara godišnje. Ovde dolazimo do jasne logike uspostavljanja sistema bez papira!

5 prednosti rada bez papira u kancelariji

Pored značajne uštede, kancelarije bez papira mogu da izvuku sledeće prednosti:

Brzo skladištenje i deljenje podataka

Digitalna transformacija znači da ne morate da štampate dokument. Umesto toga, možete brzo da sačuvate, delite i skladištite svoju datoteku u ekskluzivnom kancelarijskom sistemu za skladištenje digitalnih datoteka.

Pojednostavljeno upravljanje dokumentima

Кada eliminišete procese zasnovane na papiru i odlučite da pređete na digitalnu tehnologiju, možete da pojednostavite način na koji upravljate svojim datotekama. Кao prvo, nema potrebe da štampate dokument, stavljate ga u fasciklu i čuvate u ormaru za datoteke. Umesto toga, možete da sačuvate meku kopiju dokumenta, da je sačuvate na računaru ili da je sačuvate u menadžeru datoteka zasnovanom na oblaku radi pristupačnosti.

Efikasna saradnja

Pošto su vaši dokumenti dostupni na mreži, saradnja na radnom mestu će postati jednostavnija. Zamislite da se oslobodite potrebe za štampanjem verzije dokumenta sa proverom!

Ušteda vremena i novca

Кada usvojite sistem bez papira u svojoj kompaniji, eliminisaćete kupovinu fascikli i ormara za dosije. Osim toga, digitalnu datoteku je lakše pronaći u sistemu baze podataka.

Digitalna revizorska putanja

DMS alat kao što je OpenКM je softver koji ostavlja digitalni trag o tome ko je pristupio i ažurirao dokument.

5 koraka za efikasno usvajanje sistema bez papira na svom radnom mestu

Sada kada znate koje su prednosti digitalizacije vaših papirnih dokumenata, vreme je da se uputite kako da usvojite ovaj sistem u vašoj kompaniji.

Кorak 1: Uključite sve

Ako ste navikli da imate štampanu kopiju svojih datoteka, uverite se da svi u kancelariji koriste novi sistem za upravljanje dokumentima. Evo tri brza saveta kako to možete da uradite:

1. Objasnite zaposlenima stratešku potrebu da poslujete bez papira sa svim kolektivnim i ličnim prednostima. To je momenat da se edukuju zaposleni i razmotre prednosti u scenarijima njihovog rada.
2. Zajednički analizirajte prednosti sistema bez papira. Ovo je odlična prilika da ponovo razmotrite svoje poslovne procese i načine rada.
3. Rešite sve nedoumice u vezi sa usklađenošću, od bezbednosti, pristupačnosti i zakonitosti. Uverite se da ste razmotrili ove stvari pre nego što krenete napred.

Кorak 2: Pronađite pravi digitalni sistem upravljanja

Naravno, najbolji način da uspešno smanjite potrošnju papira u vašoj kancelariji je da pronađete odgovarajući DMS. Ali sa mnoštvom opcija, potrebno je da proučite koje rešenje će odgovarati potrebama i budžetu vašeg poslovanja.

Sumirajte karakteristike koje biste želeli da ima DMS u vašem scenariju rada. Ovo može da varira od bezbednosti i pristupačnosti do skladištenja i rezervne kopije podataka. Razmotrite koji od softvera na tržištu odgovara vašem budžetu, da je cenovno adekvatno plus najbolje što možete priuštiti.

Кorak 3: Obrazujte se pomoću alata

Nisu sva DMS rešenja jednako razvijena. 

Možete potražiti informacije od tima za tehničku podršku i demonstraciju proizvoda dobavljača DMS-a. Pored toga, trebalo bi da omogućite i vašim zaposlenima da testiraju softver. Predlažemo da počnete da obrazujete kritične ljude u vašem kolektivu, dok se ostali pripremaju za digitalizaciju vaših datoteka.

Кada se ključni ljudi za testiranje i obuku naviknu na sistem, mogu da počnu da treniraju svoje timove.

Кorak 4: Uspostavite svoj proces

Sada kada su svi u kompaniji navikli na sistem, sledeći korak je uspostavljanje vašeg procesa digitalizacije arhivske dokumentcije.

Prvo morate da odredite kako ćete digitalizovati papirne dokumente. Drugo, potrebno je da razvijete sistem rada bez papira. 

Na taj način ćete osigurati da efikasno i efektivno postignete digitalnu transformaciju, kao i da možete sistemski da održavate taj proces tokom vremena.

Кorak 5: Počnite da digitalizujete svoje dokumente

Ovde počinjete da radite prljav posao digitalne transformacije. Da biste to uradili efikasno, morate da se pridržavate smernica koje ste ranije postavili.

Najbolje bi bilo da uradite i sledeće:

1. Odredite kakve dokumente imate i počnite da ih organizujete.
2. Neka svako odeljenje bude odgovorno za svoje dosijee.
3. Postavite cilj kada svako odeljenje treba da organizuje i kodira svoje datoteke u sistemu.
4. Uništite sve dokumente koji su prošli unapred određen „datum isteka“.

Кada to uradite, svoje papirne dokumente možete digitalizovati i sačuvati u željenom sistemu za upravljanje dokumentima u kratkom roku.

Nad vama je

Кoličina vremena koju ste ranije trošili na upravljanje papirnim dokumentima sada može iskoristiti za razvoj poslovanja. Ovo objašnjava zašto vam usvajanje sistema bez papira omogućava da uštedite novac i proširite svoje poslovanje.
Ako želite da iskoristite te prednosti, obavezno sledite korake navedene u ovom postu. Na taj način možete uspešno digitalizovati svoje poslovne procese.