Vodič za kreiranje plana upravljanja dokumentima

Vodič za kreiranje plana upravljanja dokumentima

Napisala Ana Maier, 20. januara 2021

Sa novom pandemijskom tržišnom situacijom iz 2020. godine, većina kompanija pokušava da predvidi buduće tržišne i poslovne scenarije.

Stvaranje snažnog plana upravljanja dokumentacijom je pouzdan način na koji se vaša kompanija može pripremiti za budućnost nakon 2020. Plan upravljanja dokumentacijom takođe će osigurati da vaše poslovanje;

• Na odgovarajući način štiti ključne informacije o kompaniji
• Usklađuje se sa različitim zakonima o radu u vašem regionu ili / i međunarodno
• Radi po budžetom predviđenim operativnim troškovima
• Smanjuje parnične rizike
• Funkcioniše efikasnije i pravilno koristi sve resurse koji su mu dodeljeni
• Ima poboljšani pristup informacijama

Ovaj članak je vodič za stvaranje čvrstog dokumentacionog plana za vašu kompaniju, ali prvo, objanićemo šta je upravljanje dokumentacijom?

Šta je upravljanje dokumentacijom?

Upravljanje dokumentacijom je način na koji organizacija rukuje dokumentima tako da se njeni podaci efikasno kreiraju, distribuiraju, sređuju i arhiviraju.

Plan upravljanja dokumentacijom treba da obuhvati metode i načine koje će vaša kompanija koristiti za sigurnu i efikasnu zaštitu svojih podataka.

Preduzeće / kompanija u kontrolisanoj / regulisanoj industriji mora da obezbedi vrlo siguran i centralni način na koji se dokumenta čuvaju a da im se pristupa na različitim nivoima kompanije. Ovo osigurava da različiti izvršioci brzo imaju pristup određenim dokumentima.

Vodič za upravljanje dokumentima

Stvorite jak projektni tim

Prvi korak ka izradi plana upravljanja dokumentacijom je stvaranje jakog projektnog tima koji će fokusirano voditi projekat ka vašem cilju. Ovaj tim treba da čine ljudi sa iskustvom i znanjem o vašoj organizaciji.

Ključni igrači u ovom timu mogu doći iz vaše organizacije ili biti eksterni radni resursi koji će pomoći vašoj organizaciji da uspostavi napredan sistem. Ako upošljavate eksterne resurse, uverite se da u vašoj kompaniji imate kvalitetne izvršioce iz različitih odeljenja koji će se pridružiti timu. Izvršioci iz različitih odeljenja vaše kompanije će dati jasniju sliku sistema datoteka; oni će takođe služiti kao pregovarač između projektnog tima i različitih odeljenja vaše kompanije.

Jasno definišite sistemske procedure

Jednostavno je uvek najbolje. Osigurajte da strategiju upravljanja dokumentima koju kreirate lako mogu da razumeju zaposleni na svim nivoima. Uklonite nepotrebne korake u sistemu.

Identifikujte svaki dokument

Proces identifikovanja vrste dokumenata sa kojima će se projektni tim baviti je od suštinskog značaja za uspešan sistem kontrole dokumenata. Ovaj korak će takođe analizirati kako organizacija koristi ove različite vrste dokumenata. Za ovaj korak odvojte dovoljno vremena jer projektni tim mora izvršiti popis različitih dokumenata u svakom pojedinačnom odeljenju u organizaciji. To uključuje i elektronske i papirne dokumente.

Okončanjem ove faze, projektni tim će identifikovati koji su to dokumenti;

• Rukopisi
• Informacije o potrošačima
• Referentni materijali
• Duplikati dokumenata
• Lični dokumenti
• Obrasci itd

Izgradite strategiju upravljanja dokumentima

Obavezno definišite;

• Kako će se dokumenti prikupljati, pripremati, pregledati, čuvati, oporavljati i brisati iz sistema za upravljanje dokumentima vaše kompanije.
• Definišite kriterijume za završetak svakog koraka
• Razmotrite da li će kompanija koristiti sistemski skup različitih odeljenja ili će određena odeljenja zahtevati drugačiji sistem datoteka.
• Definišite proces uništavanja / arhiviranja dokumenata kada nisu potrebni

Organizujte i restrukturirajte svoje trenutne datoteke i dokumente

Ovaj korak je posebno koristan za ispravljanje grešaka koje su mogle ostati neprimećene u pogledu organizacije ili strukture trenutnih datoteka vaše kompanije.

Neki zadaci koje bi vaš projektni tim ovde trebalo da radi su:

• Uverite se da su stare i nove datoteke slične u svom arhiviranju i upravljanju.
• Uverite se da je imenovanje datoteka u sličnim formatima u odeljenjima
• Unakrsno proverite da li izrada dokumenata prati isti postupak u svim odeljenjima.
• Eliminišite suvišne dokumente da biste povećali raspoloživi prostor za skladištenje i pojednostavite resurse kompanije.

Uklonite nepotrebne dokumente iz aktivnog sistema

Utvrdite one datoteke koje su nepotrebne i predajte ih nadležnim odeljenjima radi uklanjanja ili to učinite u okviru projektnog tima.

Definišite dokumente koje odvajate u arhivama i koristite za stvaranje istorije (softver za upravljanje dokumentima može vam pomoći u ovome). Kompanija treba da razvije svoje postupke za rukovanje zastarelim i nepotrebnim dokumentima.

Testirajte svoj novi sistem za kontrolu dokumenata

Testiranje je suštinski deo svakog projekta. Pažljivo testirate svoj novi sistem za upravljanje dokumentima. Testiranje je bitno i da utvrdite segmente za unapređenje kako bi na kraju imali efikasno radno rešenje.

Obučite svoje zaposlene za upotrebu novog sistema za kontrolu dokumenata

Obuka zaposlenih da efikasno koriste novi sistem upravljanja je ključna u prihvatanju i produktivnom korišćenju sistema.

Raspored periodičnog održavanja i osvežavanja

Pojedine kompanije zapostavljaju važnost odgovarajućeg održavanja sistema. Bitno je shvatiti da je stvaranje sistema za upravljanje dokumentima samo prvi korak u vašoj strategiji upravljanja dokumentima.

Obavezno planirajte kontinuirano i periodično održavanje sistema. Ovo će pomoći vašem sistemu da se razvija kako vaša kompanija raste.

Takođe, obaveštavanje korisnika o novostima u korišćenju sistema osiguraće da svaki korisnik i deo kompanije zna kako da koristi sistem koji ste kreirali.

Zaključak

Stvaranje sistema za upravljanje dokumentima nije lak posao, međutim, pravilnim planiranjem i kvalitetnim timom to se može standardno uspešno ostvariti. Takođe, ako vaš tim nije dobar u nekim segmentima, raspoloživi smo da vam pomognemo u tome. Pratite ovaj detaljni vodič i naš blog kako bi vaš sistem za upravljanje dokumentima u kompaniji mogao da se realizuje uspešno.

Bio: Ovaj članak napisala je Ana Maier, projekt menadžer sa više od 3 godine iskustva koji kontinuirano kreira stručne akademske materijale o najrelevantnijim temama upravljanja dokumentima.