Važnost upravljanja dokumentima za svako poslovanje

Važnost upravljanja dokumentima za svako poslovanje

Napisala Nensi Hauard 4. februara 2022

Sistemi za upravljanje dokumentima postoje već skoro pola veka, ali mnoga preduzeća još uvek nisu svesna njihovih brojnih prednosti. DMS softver omogućava kompanijama da pređu sa papirne dokumentacije na skladištenje i upravljanje dokumentima u digitalnom obliku i to efikasno i bezbedno.

U nastavku teksta saznaćete više o važnosti rešenja za upravljanje dokumentima i kako možete da počnete da koristite takve sisteme.

#1 Obavezna zakonska usklađenost

Najviše zanemarena prednost DMS sistema je potreba obavezne zakonske usklađenosti. Sve važne poslovne informacije mogu se čuvati i upravljati sa njima u sistemu za upravljanje dokumentima uz poštovanje svih relevantnih zakona i propisa, kao i internih korporativnih procedura.

Pored toga, smanjuje se rizik od kršenja privatnosti podataka i nepravilnog upravljanja podacima. Mnogo je lakše podesiti sistem da radi na određeni način, a zatim organizovati sve dokumente u njemu umesto da to radite za svaki novi dokument posebno.

#2 Bolja organizacija

Кao što je gore pomenuto, organizovanje dokumenata je mnogo lakše sa DMS sistemima. Digitalne datoteke se mogu lako grupisati, pravilno organizovati i kategorisati.

Skladištenje zapisa može se optimizovati na način koji će najviše odgovarati vašoj jedinstvenoj situaciji. Bez obzira da li imate veliki biznis ili mali startup, sistem se može postaviti na način koji će najoptimalnije funkcionisati u vašem poslovnom scenariju, dok će sve informacije biti lako dostupne vama i vašem timu.

#3 Pametnije korišćenje prostora

Pored bolje organizacije, skladištenje u oblaku obično donosi fleksibilnosti i optmalnije korišćenje prostora za skladištenje. Čak i ako ste već imali iskustva sa besplatnim alatima kao što su Dropbok ili Google Drive, možete za svoje potrebe organizovati mnogo više prostora za smeštanje podataka i kastomizovati rešenja više prema svojim potrebama.

#4 Više ušteđenog vremena

Uz pomoć novih funkcionalnijih digitalnih skladišta koje ćete sada imati na raspolaganju, moći ćete da ih više koristite i uštedite poprilično vremena u radu. Ne samo da će vaša primena biti šira, tok posla biti pojednostavljen, već ćete i uštedeti mnogo vremena uz različite opcije automatizacija u DMSu.

Tim Bruks, stručnjak sa sajta za recenzije najboljih eseja , objašnjava: „Mislim da se automatizacija ne pominje dovoljno u diskusijama o upravljanju dokumentima. Automatizacija toka posla je od suštinskog značaja za bolje poslovne rezultate, a rešenja za upravljanje dokumentima mnogo toga omogućuju.”

#5 Optimizovano upravljanje

Fleksibilni DMS sistemi koji se lako prilagođavaju, pružaju mnoštvo mogućnosti optimizacije upravljanja. Nažalost, mnoga preduzeća i dalje koriste razne stare rigidne sisteme koji ih sprečavaju da postignu bolje rezultate kroz optimizaciju.

Korišćenje DMSa može biti odlično rešenje za mnoge povezane probleme takve vrste. Napredno upravljanje dokumentima nudi mnoge opcije prilagođavanja koje dodatno optimizuju tok posla i omogućavaju vam da budete u toku sa svim najnovijim tehnološkim dostignućima.

#6 Poboljšana produktivnost

Povećana produktivnost je kumulativni, ali indirektan efekat dobrog upravljanja dokumentima. Uz brže skeniranje, lakša kategorizacija, indeksiranje dokumenata i preciznija analiza i primena informacija utiču direktno na produktivnost.

Od ključne je važnosti da obučite zaposlene kako da koriste sistem za upravljanje dokumentima, kako bi postigli produktivniji individualni i timski rad.

#7 Napredna bezbednost

Pošto vam sistemi za upravljanje dokumentima omogućavaju da podesite nivo pristupa koji želite da date svakom konkretnom korisniku, lako možete da održavate nivo bezbednosti dovoljno visok da nema curenja informacija ili drugih zloupotreba. Kvalitetna rešenja za upravljanje dokumentima mogu vam takođe pružiti naprednu sigurnost za svaki elektronski dokument koji posedujete.

Iznad svega, sve planirane rezervne kopije podataka mogu se automatizovati, dok rezervna kopija i oporavak od katastrofe postaju jednostavni. Isto tako, možete osigurati bezbedno uništavanje svih preostalih podataka i datoteka.

#8 Nuanced Customer Service

DMS sistem vam takođe može pomoći da kreirate unikatnu organizaciju različitih tipova dokumenata koji će vam omogućiti da pružite nijansiraniju korisničku uslugu. Svi podaci o klijentima mogu se bolje čuvati i njima upravljati što vam omogućava da pružite najbolja iskustva svojim klijentima.

#9 Široka integracija

Iako se možda ne čini kao posebno važan aspekt, to je i dalje prednost koju nude sistemi za upravljanje dokumentima. Mogu se integrisati sa softverom i alatima koje već koristite, što dovodi do minimalnog nivoa segmentiranja podataka u vašim radnim procesima.

Kvalitetan DMS sistem može da funkcioniše integrisano sa  aplikacijama i programima na način koji maksimizira njihov učinak, bez obzira da li se radi na primer o CRM aplikaciji ili nekim drugim poslovnim alatima.

#10 Povećana saradnja

Na kraju, ali ne i najmanje važno, sistemi za upravljanje dokumentima vam pomaže da poboljšate nivoe saradnje između vaših timova, kao i unutar vaših timova. Saradnja i timski rad su u osnovi svakog uspešnog poslovanja. Zbog toga je ovaj aspekt upravljanja dokumentima toliko važan!

Zaključak

Postoji mnogo različitih rešenja DMS rešenja. Pažljivo istražite različite opcije pre nego što odlučite koja je najbolje za vaše specifične poslovne scenarije i potrebe. Pojednostavite svoj proces upravljanja dokumentima i druge poslovne operacije uz pomoć odgovarajućeg sistema za upravljanje dokumentima i počnite da ostvarujete dugoročne rezultate od toga.

Biografija autora:  Nensi P. Hauard je stručnjak za pisanje o  autsourcingu i temama kao što su IT i HR.