Sistem za odobrenje različitih tipova dokumenata pri kolaborativnom radu od kuće

Sistem za odobrenje različitih tipova dokumenata pri kolaborativnom radu od kuće

Napisala Igor Grgur , OpenKM Srbija 12 . marta 2021

Mnoge kompanije su uvidele neophodnost da svoje poslovanje obavljaju u fleksibilnom radnom režimu, gde pored rada iz prostorija poslodavca i kancelarije, zaposleni mogu obavljati svoje poslovanje i od kuće i udaljene lokacije.

Česta je situacija da današnje kompanije funkcionišu u poslovnom odnosu rastućeg broja partnera, podugovarača i kupaca, kao i potrebe za ubrzanim razvojem novih servisa i proizvoda. Pri tome na putu ka konkurentnosti vrše se reorganizacije poslovnih modela, vrednosnih lanaca i vrednosnih mreža unutar takvih grupa kompanija koje se na tržištu pozicioniraju svojim grupnom konkurentnošću. Agilnost poslovanja uz razvoj uslužnog kvaliteta su odavno postali uslovi za uspešnost takve grupe kompanija ili pojednačne kompanije u grupi.

Kompanije koje žele da postignu agilnost poslovanja neophodno je da poseduju agilne sisteme, a među njima je bitan sistem za odobravanje različitih tipova dokumenata i procesa. Njime kompanije mogu uspešnije da postižu brzinu rada, interni i eksterni uslužni kvalitet, adekvatne performanse zaposlenih.

Sve dokumente u kompaniji možemo podeliti na tipove dokumenata. Najčešći tipovi su:

• Porudžbenica (purchase order)
• Račun ili faktura (invoice)
• Predračun ili profaktura (proforma invoice)
• Otpremnica (despatch advice)
• Izveštaj o prodaji (sales report)
• Stanje zaliha (inventory report)
• Katalog artikala ili usluga sa cenovnikom (price/sales catalog)
• Odobrenje za troškove (expenses report)
• Projektni dokumenti (project documents)

Iako mnogi veruju da su e-mail, telefon, neki alati poput Skajpa, Vibera, WhatsUp-a dovoljni za efikasnu komunikaciju, produktivnost i rad u poslovnim procesima koje prate gore navedeni tipovi dokumenata, realnost je drugačija. Kompanija bez adekvatnog sistema za odobravanje različitih tipova dokumenata tone u informacione silose, procesne gepove, loš servis, sporost i greške u radu. Generalno, performansa kompanije pada uz izloženost ka sigurnosnim rizicima.

Kompleksnosti sa kojim se organizacija suočava u radu sa dokumentima koji trebaju neku radnju zaposlenih, odnosno radni tok workflow, se ogleda u sledećem:

• operacije podeljene na više odeljenja (i/ili više kompanija),
• odeljenja se u svom radu često oslanjaju na određene tipove dokumenata,
• na različitim tipovima dokumenata vrše se različite operacije poput odobrenja i slično,
• operacije zaposlenih na dokumentima moraju biti izvršeno standardizovano i na vreme,
• više zaposlenih učestvuje operacijama na jednom dokumentu,
• svim zainteresovanim stranama treba biti obezbeđen lak pristup i pregled statusa dokumenta,
• zapisi komentara na dokumenatima i verziranje dokumenata treba da prati njihovo kretanje u sistemu,
• dokumenti trebaju biti automatski klasifikovani i sistematizovani,
• segmentirani po određenom svojstvu podatka u samom dokumentu, odnosno metapodacima,
• određeni dokumenti mogu biti dostupni samo određenim zaposlenima,
• zaposleni mogu vršiti samo određene radnje na dokumentima, odnosno imati veća ili manja prava čitanja ili izmene podataka ili statusa dokumenata,
• svi dokumenti trebaju biti zaštićeni od namernog ili slučajnog rizika po sigurnost dokumenata,
• dokumenti raspoloživi za pregled sa različitim uređajima sa poslovne i udaljene lokacije,
• datoteke dokumenata treba da mogu da se posmatraju kako su fizički sistematizovani, logički sistematizovani, po metapodacima sistematizovani, po vremenu promene ili operacije na dokumentu,
• automatizovana obaveštenja zainteresovanih strana o promenama na dokumentima ili ulazu novih dokumenata, da pomenemo samo neke kompleksnosti.

Gore navedene operacije se poprilično usložnjavaju sa brojem različitih tipova dokumenata, brojem odeljenja u kompaniji, brojem kompanija, kao i brojem zaposlenih učesnika u procesima, koji zajdno posluju i koji trebaju da uz minimum obuke vrše svoje poslove i oslanjaju se u svom radu na dokumente.

OpenKM je platforma na kojoj se gore pomenute kompleksnosti mogu rešiti i koja nudi dovoljno fleksibilnosti za brojna prilagođavanja u samom kodu aplikacije. Isto tako, OpenKM je vrlo pogodan za razvoj spoljnih aplikacija koje će se oslanjati na bazu podataka OpenKM i efikasno širiti funkcionalnosti. Sigurnost sistema od neovlaštenog pristupa dokumentima u OpenKM je na najvišim industrijskim standardima, a takođe obezbeđena je zaštita od uvek mogućih namernih pretnji po sigurnost i integritet informacija. OpenKM vodi revizorske tragove da bi pratio koji je korisnik pristupio kojoj datoteci i kada.

OpenKM ima izuzetno moćnu funkciju pretraživanja, koju pokreće OCR koja vam omogućava da pretražujete ne samo datoteke i fascikle, već i sadržaj u njima, čak i natpise na fotografijama. U par klikova zaposlenim može doći do liste dokumenata koji ispunjavaju kriterijume pretrage, čime se po nekom svojstvu može istovremeno uvideti više postojećih dokumenata. Pretraga teksta dokumenta po zadatoj ključnoj reči je funkcionalnost od velike koristi.

Smatramo da je prilikom skeniranja većeg broja dokumenata i njihovog uvoza u OpenKM, neophodno da dokumenti dobijaju naslov po određenoj formuli, a na osnovu vrednosti podataka koji su u dokumentima ili statusima u kojima se nalazi dokument. Automatsko davanje imena, automatsko filtriranje dokumenata po nekom svojstvu i njihova segmentacija, odnosno automatsko grupisanje, kao i vršenje automatskih operacija na grupama dokumenata, a sve to u vrlo prilagodljivom režimu kastom rešenja je osnova za laku upotrebljivost rešenja i adekvatan ROI.

Hardvardski profesor M. Porter je krajem 70-tih godina na slikovit način objasnio kako se kompanije nadmeću kvalitetom svojih vrednosnih lanaca na putu ka konkurentnoj prednosti. Kasnije su Svoika i Raiport, kao i mnogi drugi, na sličan način objašnjavali realnost poslovanja, a to je da se suštinski kompanije nadmeću sa vrednosnim mrežama, tj. sa više umreženih kompanija partnera, podugovarača i kupaca. Konceptualno današnji biznis jeste to, ali efikasnost takvog biznisa svakako zavisi od repozitorija dokumenata i postojanja sistema za odobrenje različitih tipova dokumenata pri kolaborativnom radu.

Timovi koji rade na daljinu shvataju važnost dostupnosti svih potrebnih informacija, kao i efikasne komunikacije i kolaboracije. Učesnici u poslovanju ne osete razliku da li sede sa kolegama u kancelariji ili na udaljenoj lokaciji. Kvalitetno dizajniran i uređen sistem rada, poslovni procesi i prateći alati rešavaju niz gepova sa kojima se susreću kompanije koje kompleksnije posluju kao grupa odeljenja ili kompanija, a naročito ukoliko pri tome praktikuju i rad od kuće.

Tehničke mogućnosti postaju sve manje ograničavajući faktor uspešnog rada, a kreativnost i doslednost planovima postaju sve veći faktor i uslov uspeha. Ohrabrujemo Vas da u tim nastojanjima razmotrite OpenKM kao zrelu opciju.