Prednosti upravljanja dokumentima u radu na daljinu

Prednosti upravljanja dokumentima u radu na daljinu

Napisala Ana Maier, 29. januara 2021

Nema sumnje da je rad na daljinu transformisao način rada za mnoge organizacije, privatne kompanije i javne subjekte. Naročito u onim oblastima ili odeljenjima u kojima je stvaranje i upravljanje dokumentacijom intenzivno. Daljinski rad, koji se ranije smatrao mogućnošću ili opcijom, postao je uobičajeni trend za mnoge ljude i pored poteškoća sa kojima su se morali suočiti da pristupe ovom načinu obavljanja svog profesionalnog rada.

Izazovi rada na daljinu

Daljinski rad ne bi trebalo da bude izazov, ali okolnosti u kojima je većina iskusila ovaj modalitet bile su toliko izuzetne da ih je verovatno nateralo da vide više poteškoća nego prednosti.

• Bezbednost: organizacije treba da obezbede svoje resurse svojim korisnicima (zaposlenima, klijentima, dobavljačima, javnim upravama, itd.). Moraju osigurati da korisnik koji pokušava da pristupi njihovim sistemima bude onaj za koga se tvrdi i da sigurnosna politika mora pružiti razumnu zaštitu od neželjenog pristupa ili sajber napada.
• Zakonodavstvo: brzina kojom se većina ljudi upustila u rad na daljinu nije opravdanje za nedostatak pravnih mera koje garantuju minimalne uslove koji osiguravaju odgovornosti i prava u radu na daljinu. U tome mnoge organizacije nisu pronašle adekvatan odgovor, a praznine su prekrivene improvizacijom.
• Poslovna kultura: ljudi su možda više nego ikad upoznati sa jednim od nuspojava rada na daljinu. Udaljenost od radnog okruženja stvorenog u tradicionalnoj kancelariji ima uticaja na održavanje poslovne kulture. Ipak većina informacija koje razmenjujemo je neverbalna, a kvalitetan system rada sa dokumentima obezbeđuje manja kulturna odstupanja pri radu na daljinu.
• Obuka: rad na daljinu uključuje drugačiju dinamiku, drugi način organizovanja i u nekim slučajevima, svoje protokole. Kompanija treba na vreme da razmotri stvarne potrebe, informišući i osposobljavajući zaposlene za ovaj novi način rada.
• Integracija: organizacija mora detaljno analizirati svoju hardversku i softversku infrastrukturu. Budući da je laptop ili stoni računar koji zaposleni nosi kući ispravno konfigurisan, paket programa koje koriste pri radu na daljinu treba da je dostupan i dobro uspostavljen za ovu vrstu aktivnosti.

Servisi upravljanja dokumentima na internetu

Sada kada je rad na daljinu gotovo norma, a ne izuzetak, neophodno je razmisliti o opcijama i alatima koji su za rad na daljinu jednako dobri kao i za rad iz kancelarije. U mnogim slučajevima, sistemi za upravljanje dokumentima su kamen temeljac oko kojeg je organizovan čitav ekosustav rada na daljinu.

• Digitalizacija: organizacija će verovatno imati fizičku datoteku - nedostupnu udaljenim radnicima. Softver za upravljanje dokumentima treba da pomogne u primeni kancelarije bez papira za različitie tipove korisnika. Mora se uzeti u obzir da će digitalni ili digitalizovani dokumenti biti deo i eksternih procesa i zadataka. Sistem upravljanja dokumentima mora služiti kao podrška za više takvih aktivnosti, poput potpisivanja dokumenata.
• Kontrola troškova: jedna od prednosti rada na daljinu je u unapređenju poslovnih procesa. Iako su određeni poslovni procesi ranije bili mogući samo u režimu licem u lice, sada postaju mogući i na mreži. Bitna je mogućnost pregleda statusa, da vidite sve aktivnosti koje su deo posla i da ih revidirate. U tu svrhu mogu biti korisne automatizacija poslovnih procesa, radni tokovi i izveštavanje o glavnim događajima.
• Alati za komunikaciju: obično je to prvo pitanje koje se pojavljuje kada razmišljamo o radu na daljinu. Kako će se odnositi članovi organizacije ako svaki radi od kuće? Dakle, softver za elektronsko upravljanje dokumentima mora da sadrži funkcionalnosti koje omogućavaju komunikaciju i koordinaciju između osoblja, od dodavanja komentara u dokumente poput beleški ili uključivanja ključnih reči, kategorija, metapodataka u datoteke, kao i korišćenje menadžera zadataka za zakazivanje sastanaka.
• Sprečavanje katastrofa: Ovo je suštinski aspekt svake organizacije. Rezervne kopije su konstanta u svakom IT projektu. Odabrani sistem za upravljanje dokumentima treba da pruža različite mogućnosti upravljanja rezervnim kopijama. Naravno, biće neophodno razmotriti uticaj broja korisnika povezanih u sistemima kompanije i količine sadržaja koji kreiraju i kojim upravljaju po satu, danu, nedelji.

Kako napraviti kvalitetan rad na daljinu?

Na početku ovog članka već smo rekli da rad na daljinu ne bi trebalo da predstavlja problem, već mogućnost postizanja višestrukih prednosti: za organizaciju - zapošljavanje, zadržavanje talenata, smanjenje troškova, povećanje efikasnosti i učinke, bolja ravnoteža između poslovnog i privatnog života, fleksibilno radno vreme, smanjenje vremena, troškova i rizika na putu na posao. Ali razmatranje rada na daljinu nije pitanje koje treba shvatiti olako; stoga ovde navodimo još neke aspekte koje treba razmotriti:

• Plan rada na daljinu: iako su zbog neobične pandemijske situacije mnoge kompanije i zaposleni u ovaj oblik posla ušli bez odgovarajuće pripreme, želja za stalnim usavršavanjem i razrada plana rada na daljinu nesumnjivo trebaju da isprave početne greške.
• Ažuriranje procesa: to je prednost koju možemo iskoristiti. Obzirom na to da mnogi poslovni procesi moraju da se prilagode za rad na mreži, to nam pruža mogućnost za primenu niza poboljšanja, a kvalitetan dokument menadžment sistem treba da pruža prednosti poput automatizacije procesa. U tom smislu, softver za elektronsko upravljanje dokumentima mora da obezbedi mogućnosti integracije sa nezavisnim aplikacijama i kompletan paket softvera koji podržava procese ažuriranja i poboljšanja.
• Komunikacija sa kupcima: To je osnovni aspekt svakog poslovanja. Želimo da radimo, poboljšavamo uslove poslovanja i evoluiramo. Kupcima se proizvodi i usluge moraju nuditi na bezbedan način, kako u zdravstvenom tako i u IT pogledu. To što nam sistem za upravljanje dokumentima omogućava da proširimo radno okruženje na mreži za sve korisnike, uključujući klijente, treba da bude osnovna karakteristika prilikom izbora softvera.
• Upravljanje rekordima-evidencijama: aspekti kao što su kontrola vremena, usklađenost sa opštim propisima o zaštiti podataka, efikasno upravljanje životnim ciklusom dokumenata su naravno obaveze koje ostaju na snazi. Sistem za upravljanje dokumentima nudi mogućnost efikasne obrade rekorda, odnosno evidencija rada sa garancijama.

OpenKM sistem za elektronsko upravljanje dokumentima ima sve gore navedene funkcije koje pomažu vašoj kompaniji da pravilno primeni rad na daljinu. Ako želite da vidite kako vam naš softver može pomoći, zatražite personalizovani demo na mreži.