Poboljšajte korisničku uslugu pomoću DMS-a

Poboljšajte korisničku uslugu pomoću DMS-a

Napisala Ana Canteli, 4. aprila 2022

Upravljanje dokumentima u organizaciji je od suštinskog značaja, ali ako govorimo o informacijama o klijentima, DMS nudi bitne funkcionalnosti koji je teško prevazići. Današnje kompanije ne mogu sebi priuštiti da upravljaju poslovanjem bez naprednog upravljanja klijentima. Pri tome, poboljšanje upravljanja dokumentima klijenata je od suštinskog značaja na operativnom i strateškom nivou. Iako neki i dalje smatraju da je posao obavljen kada se izvrši transakcija sa kupcem, bitno je da komunikacije budu što produktivnije i informisanije za nove prodaje i usluge prema tim postojećim i novim kupcima.

Prednosti upravljanja dokumentima u upravljanju odnosima sa klijentima

Korišćenje funkcionalne platforme za upravljanje poslovanjem je značajno za unapređenje odnosa sa klijentima. S obzirom na količinu i raznovrsnost informacija kojima se može rukovati u marketinškom, prodajnom i postprodajnom procesu, preporuka je da imate softver za upravljanje dokumentima koji pomaže da se maksimalno poveća korisnost informacija koje posedujemo. Pored toga, moći ćemo da iskoristimo sledeće prednosti:

• Unapređenje poslovnih procesa: u svim odeljenjima, od tehničkih do administrativnih, u kojima se obavljaju niz aktivnosti i zadataka, postoje prostori za poboljšanja poslovnih procesa. Mogu se unaprediti procesi kroz automatizaciju, digitalizaciju dokumenata i nova rešenja za potpis, kao što su elektronski potpisi, pristup korisničkim portalima itd. Takva poboljšanja upravljanja poslovnim procesima poboljšavaju kvalitet servisa i kvalitet odnosa sa klijentima.

• Ušteda vremena i novca: rezultati unapređenja procesa su da kompanija i klijent mogu da postignu niz ušteda, bez obaveznog fizičkog susreta i vremenskih ograničenja itd. Koristeći softver za upravljanje dokumentima, zaposleni i kupci mogu pristupiti informacijama i dokumentaciji koja im je potrebna, bez obzira na vreme ili mesto. Brzina kojom mogu pronaći potrebne informacije doprinose poboljšanju satsfakcije.

• Novi kanali komunikacije: rad sa sistemom za upravljanje dokumentima omogućava vam da uskladite sve proizvodne i organizacione procese kompanije. To znači usaglašavanje, rešavanje novih izazova kao što su upravljanje elektronskim formama, upravljanje bazama podataka i upravljanje znanjem. To vodi unapređenju načina razmene informacija koje olakšavaju i obogaćuju odnos sa klijentom.

• Veća sigurnost informacija: zahvaljujući softveru za upravljanje dokumentima, kompanija može biti sigurna da svaki zaposleni ili klijent imaju pristup sistemu u skladu sa svojom ulogom i potrebama. Funkcionalnost DMSa i dostupnost dokumenata prilagođeni su svakom korisniku, a platforma omogućava potpunu analizu i audit svega što se dešava u sistemu upravljanja dokumentima.

Prednosti CRM-a

Softver za upravljanje dokumentima nudi sve neophodne funkcionalnosti i garantuje upravljanje informacijama i dokumentacijom kompanije u celom entitetu i iz CRM perspektive. CRM ili upravljanje odnosima sa klijentima je softversko rešenje prilagođeno razvijanju poslovnih odnosa sa klijentima. Iako se menadžer dokumenata može prilagoditi da ispuni sve zahteve komercijalnog procesa, uvek je zanimljivo proceniti prednosti iz ove perspektive programa. Možemo primeniti sledeće preporuke:

• Mišljenje korisnika: bez diskusije da li je kupac uvek u pravu, važno je znati šta misle o onome što radimo. Pomaže nam da procenimo njihov stepen zadovoljstva i njihovu potencijalnu lojalnost. Na dobrom smo putu ako lako otkrivamo bilo kakvu grešku ili potencijal koji nam je promakao. Kvalitetan CRM vam omogućava da kreirate zapise od strane korisnika u koje možete dodati ovu vrstu informacija.

• Usluga podrške ili korisnički servis: mnogi CRM-ovi su spremni da pruže podršku koja je potrebna klijentu, bilo da se radi o registrovanju incidenata, pritužbi, sugestija ili anketa o zadovoljstvu. Za komercijalno osoblje, CRM pomaže u održavanju kvaliteta usluge i olakšava im praćenje i pripremu komercijalnih kampanja.

• Promocija proizvoda i usluga: platforma se može koristiti za pružanje popusta kupcima na određene datume, slanje relevantnog sadržaja, najavljivanje poboljšanja u proizvodima i uslugama kompanije itd.

• Korisnički portal: Jedan deo kupaca nije zadovoljan opcijom da mogu samo da naruče poštom ili telefonom i čekaju da proizvod ili usluga stignu. Stoga CRM rešenja uključuju pristup za kupce sa opcijama isporuke, praćenja, obaveštenja o statusu isporuke, odeljak sa čestim pitanjima i direktne kontakt informacije sa osobljem korisničke službe, ako je potrebno.

Zašto je važno integrisati upravljanje dokumentima sa upravljanjem odnosima sa kupcima?

Već smo videli da sistemi za upravljanje dokumentima imaju transverzalan opseg u celoj organizaciji, što pruža višestruke prednosti. Korist od obima upravljanja dokumentima i relevantnosti CRM-a čini integraciju oba rešenja prirodnim i važnim korakom u digitalnoj transformaciji svakog poslovanja.

Iz svih ovih razloga, OpenKM i FHS, kompanija za razvoj softvera i partner Odoo-a – CRM provajdera – rade na stvaranju konektora između obe platforme u korist svih korisnika.

FHS razvija konektor zajedno sa OpenKM-om

FHS nudi računarska i softverska rešenja za kompanije, što nas čini idealnim programerom ovog konektora u saradnji sa OpenKM-om.

Ako želite više informacija, ne oklevajte da nas kontaktirate.