Neophodnost uvođenja dokument menadžment sistema u novim pandemijskim uslovima i radu od kuće

Neophodnost uvođenja dokument menadžment sistema u novim pandemijskim uslovima i radu od kuće

Napisala Igor Grgur , OpenKM Srbija 12 . marta 2021

Teško je pronaći sektor ili tim u kompaniji bilo koje delatnosti ili veličine, kojem nije potrebno da se tokom dnevnih poslova osloni na neki dokument. U uređenoj kompaniji uređeni su i dokumenti sa više aspekata, sistematizacije, sigurnosti, dostupnosti, ispunjenosti internih ili eksternih propisa, da pomenemo samo neke od aspekata uređenosti. Svi ti aspekti su za uspešnost i rast poslovanja jednako bitni. Ipak, realna situacija je da mnoge kompanije nisu još usvojile rešenja za upravljanje dokumentima, ili ih nisu implementirala do kraja po mnogim aspektima.   

U današnjoj digitalnoj i multimedijalnoj eri poslovanja, dokumenti i ostali sadržaji imaju tendenciju količinskog uvećavanja i povećanja primene od strane više zaposlenih, tako da je uslov uspešnosti i rasta kompanije vrlo uslovljen sa strateškim uređenjem repozitorija i menadžmenta digitalnih sadržaja, odnosno reursa. Da podsetimo ti digitalni resursi su najčešće:

• Word documenti,
• PDF skenirani dokumenti,
• tabele Excel spreadsheets i slično,
• prezentacije i reklamni materijali,
• elektonska pošta,
• fotografije i crteži, 3D aseti,
• video materijali, multimedijalni materijali webinara i konferencija, audio fajlovi.

Obavljanje poslova van prostorija poslodavca, ili popularnije rad od kuće je danas postao svakodnevnica za mnoge kompanije. Trenutni pandemijski uslovi sa neizvesnim procenama kriznog štaba o COVID19 pandemiji, u skladu sa odredbama dozvoljenog radnog vremena, vanrednog stanja, policijskog časa, uslova rada i održanja radnih odnosa zaposlenih, kolektivnih ugovora, evidentni gubitci u milionima i milijardama dolara po kompanijama, nam samo daju primer koliko se poslovni uslovi ipak mogu drastično menjati, biti otežavajući i nepredvidivi. Pravilan pristup takvim dijalektičkim principima poslovanja jeste proaktivno unapređenje sistema poslovanja sa više askpekata a jedan od njih je svakako uvođenje IT tehnologija u upravljanju dokumentima i ostalim sadržajima, te intenziviranje korišćenja i obrade informacija.  

Čest pristup uvođenju rešenja za upravljanje dokumentima kod velikih kompanija je da više gore pomenutih aspekata „regulisane kompanije“ nisu uvedeni u celokupno poslovanje, a razlog tome je što se pojedina odeljenja ili timovi oslanjaju na neka druga parcijalna rešenja, po logici „good enough“ načina rada, primer korišćenja Google Drive, One Drive ili nekih sličnih servisa. Otvorenost kompanije prema sigurnosnim rizicima i merljivosti ko je kada pristupio kojem dokumentu, lakoća i celovitost pregeda dokumenata u takvim uslovima nije ni bliizu onome što bi trebalo da bude, ili bi moglo da bude sa kvalitetnim dokument menadžment sistemom implementiranim u celoj kompaniji.  

Sa druge strane, manje kompanije se vrlo često snalaze sa „good enough“ rešenjima kao jednim, poput gore pomenutih Google Drive ili One Drive, čime uspevaju da razmene i grupno rade na nekim dokumentima u određenim sektorima, ali i dalje ne unapređuju svoje poslovanje već ulaze u sve veću neuređenost, ograničavaju svoje potencijale za rast sa sporošću, konfuzijama i greškama u radu, frustriranjem zaposlenih, saradnika i klijenata, ukratko bez pravog fokusa u razvoju svoje organizacije i procesa rada. Posledice takvog rada su veći troškovi, manja produktivnost, slabija konkurentnost, odnosno kao što smo napomenuli umanjenje iskorišćenja pravog potencijala tog biznisa.

U uslovima rada od kuće, kompanija treba da obezbedi pravovremenu kolaboraciju na dokumentima koja je laka i brza, ali i najbolju sigurnost, kontrolu ko kada i kako pristupa dokumentima, kako ih koristi. Kreiranje novih dokumenata iz različitih sektora ili timova treba da bude uređeno, sistematizovano i odmah vidljivo zaposlenima sa odobrenjem pristupa.     

OpenKM rešenje obezbeđuje ispunjenje svih savremenih aspekata uređenja sistema dokumenata, a pri tome je lako za implementaciju svakog aspekta posebno i u opsegu u kojem je kompanija spremana u datom trenutku da izvrši implementaciju. OpenKm sistem je otvoren sa nizom fleksibilnosti i finih granulacija funkcionalnosti tokom implementacije bez obzira da li se radi o metapodacima, procesima radnih tokova ili odobrenju pristupa dokumentima, jer OpenKM je sistem koji se lako nadograđuje se pravilima, kastomizacijama ili sa eksternim aplikacijama. Kompanija se može odlučiti za OpenKM Cloud ili OpenKm Professional serverku opciju gde ima podršku izvanrednih OpenKM servisnih timova. Kompanije sa manjim budžetima se mogu odlučiti za instalaciju Community verzije OpenKm sistema i osloniti se na partnere OpenKM-a. Naravno, dokument menadžment sistem je značajan alat za uspešno poslovanje svake kompanije a time logično je da kompanija treba da dodeli budžet takvom projektu spram njegovog značaja i apsolutno izvesnog ROI. Ograničavanje budžeta i kompromisi u implementaciji dokument rešenja vode ka umanjenom ROI.

Celokupna implementacija i prihvatanje OpenKM rešenja od strane zaposlenih i saradnika je olakšana pored intuitivnog korisničkog interfejsa i vrlo jednostavnog za upotrebu, vrlo sličnom sa File Explorer-om, a u kojem je svaki korisnik PC-a vrlo navikao da radi. Time korisnici rad u OpenKm rešenju ne razlikuju od svog svakodnevnog rada na računaru, tabletu i mobilnom telefonu.

Rad od kuće, kao i rad sa terena često ima potrebu da vrši kreiranje novih dokumenata i njihovo prilaganje u sistem na lak i brz način. E-dokument na dlanu je rešenje koje kao ekstenzija OpenKm sistemu omogućuje da sa velikom lekoćom i fleksibilnošću zaposleni takve poslove vrše i sa tableta i telefona. Vrlo je bitno što se za takvo rešenje i procese obuka svodi na minimum ili nije ni potrebna a zaposleni je vrše u par kilova pored klasičnog upotrebljavanja svoje kamere ili fajl sistema.

Iz gore navedenih kompleksnosti, ograničenja parcijalinih „good enough“ rešenja možemo zaključiti da je uvođenje kvalitetnog dokument menadžment rešenja poput OpenKM-a ne samo vrlo pametan i prioritetan izbor za mnoge kompanije, već i vrlo izvestan u aspektima uređenja poslovanja sa dokumentima, lakoći implementacije, stepenu prihvatanja rešenja od strane zaposlenih i ostalih korisnika kao i izvesnog ROI-a. Rad od kuće, odnosno rad van prostorija poslodavca, a koji su mnoge kompanije usvojile usled novih pandemijskih uslova postaje produktivan, konkurentan, sa dobrim uslužnim kvalitetom prema internim saradnicima, kao i eksternim saradnicima i klijentima.