Koje su prednosti upotrebe usluga skeniranja dokumenata za digitalizaciju vaših zapisa

Koje su prednosti korišćenja usluga skeniranja dokumenata za digitalizaciju vaših zapisa

Napisao Gregory V. Chapman, 5. februara 2020

Većina preduzeća brzo prelazi u digitalizovani prostor koji može poboljšati njihovu ukupnu produktivnost i efikasnost. Tako digitalne datoteke zauzimaju mesto papirne dokumentacije. Skeniranje i digitalizacija dokumenata značajno smanjuje vreme koje vaši radnici prolaze kroz nekoliko polica da bi pronašli jedan dokument. Pored toga, ostvaruje se smanjenje mnogih drugih troškova i ostvaruje mnoštvo drugih velikih prednosti.

Dakle, šta je skeniranje i kako možete digitalizovati skenirani dokument?

Digitalno skeniranje kreira digitalne slike bilo koje papirne datoteke. Proces skeniranja i digitalizacije ovih datoteka prilično je jednostavan. Kada sredite sve papirne kopije zapisa, koristite skener za skeniranje papirnih dokumenata.

Tip skenera koji ćete koristiti može se odrediti prema vrsti dokumenata koji su Vam potrebni. Kada ste skenirali dokument, odaberite željeni format digitalne memorije i sačuvajte ga. Takođe biste trebali nabaviti softver za upravljanje dokumentima koji će vam pomoći u upravljanju i praćenju svih vaših skeniranih dokumenata. Kada završite postupak skeniranja i digitalizacije, možete početi da ostvarujete sledeće pogodnosti o kojima se govori u nastavku:

Povećana brzina pretraživanja

Papirni dokumenti jesu vrlo komplikovani za sistematizovanje, čuvanje i korišćenje u radu. Zamislite da tražite dokument koji ste ostavili pre dve godine u svom kartoteci. Kod nekih kompanija to je proces poput traženja igle u plastu sena. Izveštaj grupe Gartner navodi da prosečan zaposleni provodi više od 400 sati godišnje tražeći papirne kopije dokumenata.

Kada su vaši dokumenti bezbedno digitalizovani, funkcionalnost pretraživanja je mnogo bolja, jer datoteku dobijate u roku od nekoliko sesetak sekundi. Kada su vaše digitalne datoteke dobro organizovane i pravilno se njima upravlja, još brže ćete izvršiti pretragu pomoću relevantnih ključnih reči.

Sprečite gubitak i pristupite dokumentima na daljinu

Za organizacije koje rade na daljinu ili pojedince koji su uvek u pokretu, fleksibilnost je od najveće važnosti. Nošenje svih datoteka može dovesti do gubitka ili oštećenja nekih vitalnih dokumenata. Takav gubitak ili oštećenje može se sprečiti digitalizacijom, jer datoteke više nisu fizičke.

Dalje, možda ste na važnom sastanku i tada shvatite da ste zaboravili dokument koji vam treba kod kuće ili u kancelariji. Dakle, digitalizacija vaših dokumenata je vrlo korisna u ovakvim scenarijima. Gde god da idete, imate pristup datotekama na svom mobilnom uređaju, a takođe pružate pristup za deljenje poslovnih dokumenata sa drugima.

Fizički prostor

Ako razmišljate o uštedi prostora, put skeniranja i digitalizacije fizičkih datoteka je prava opcija. Sve te kutije i police koje zauzimaju proctor kancelarija, hodnika, magacina mogu biti zamenjene digitalnim folderima i dokumentima.

Kada digitalizujete papirne dokumente i oslobodite prostore koje zauzimaju kartoteke, trenutni rezultat je da se proširi vaš Slobodan kancelarijski prostor. Jedna od opcija je dag a iskoristite za proširenje vašeg tima i rast poslovanja.

Isplativo i povećava produktivnost

Još jedna prednost digitalizacije papirnih dokumenata je ta što se drastično smanjuju troškovi štampanja, fotokopiranja ili kupovine papira. Smanjili ste cenu skladišnog prostora i održavanja. Što je najvažnije, sati koje zaposleni može provesti tražeći dokument u neorganizovanom ormariću za datoteke čuvaju se i koriste za kritičnije zadatke.

Pored toga, čuvanje dokumenata u digitalnim formatima utiče na komunikaciju, saradnju i automatizaciju, što su ključni aspekti vašeg poslovanja. Digitalno skeniranje ima direktan uticaj na produktivnost, jer zaposlenima štedi mnogo izgubljenog vremena na pronalaženje, obradu i prosleđivanje informacija. Digitalizovano kancelarijsko okruženje može značajno poboljšati produktivnost vašeg osoblja i pomoći vam da uštedite vreme i novac.

Povećajte sigurnost

Postoji nekoliko načina na koje vaši fizički dokumenti mogu biti izloženi riziku. Bilo da se radi o prirodnim katastrofama, havarijama, ljudskim greškama i prirodnom habanju. Fizičke datoteke su ranjive i mogu biti izvan vaše kontrole skladištenja.

Skeniranjem papirnih dokumenata možete da napravite više sigurnosnih kopija u oblaku ili drugim sistemima za upravljanje dokumentima i neutrališete mnogobrojne rizike.

Zelena kancelarija bez papira

Svi znamo da se papir pravi od drveća. Kontinuirana upotreba papirnih dokumenata predstavlja ekološki nemar. Kada digitalizujete svoje zapise, negujete ekološko okruženje i ponašate se odgovorno.  

Poboljšava projektnu saradnju

Većina poslovnih procesa kreće se ka saradnji u njihovom internom i eksternom radnom okruženju. Saradnja na projektu kojem se ne može pristupiti digitalno može učiniti proces sporim i neefikasnim.

Pomenimo samo verziranje dokumenata, ukoliko se radi u fizičkom okruženju. Međutim, ako digitalizujete svoje zajedničke projekte, svi članovi tima mogu istovremeno imati pristup novim verzijama dokumenata u realnom vremenu i imati visoku efikasnost i sinhronizovanost rada. Sa lakoćom se dele povratne informacije i ideje. Gubi se manje vremena, dok se produktivnost i saradnja povećavaju.

Poboljšana korisnička usluga

Ukoliko želimo da uspešno vodimo posao, potrebno je da svom timu ili klijentima pružamo pravovremene informacije koje zahtevaju. Kada skenirate sve svoje dokumente, vaši zaposleni imaju brz i lak pristup informacijama, koje mogu biti blagovremeno dostavljene klijentima.

Zamislite vreme koje je potrebno da ako su dokumenti u papirnoj formi smešteni u kabinet, a ne u elektronske datoteke, ili su u elektronskim oblicima ali ne sistematizovani i bez jasnog pregleda verzija (primer e-mail sanduče).

Zaključak

Nakon čitanja ovog članka, nadam se da smo uspeli da vas uverimo u neke prednosti korišćenja usluga skeniranja dokumenata za digitalizaciju i sistematizovanje vaših zapisa