Kako upravljanje dokumentima poboljšava iskustvo zaposlenih?

Kako upravljanje dokumentima poboljšava iskustvo zaposlenih?

Napisala Rosa Hemming, 9. aprila 2021.

HR posao nije banalan, jer HR timovi kontrolišu upravljanje poslovnim procesima kompanija i imaju krajnji cilj da održavaju nesmetano poslovanje. Odeljenja za ljudske resurse shvataju su da je za postizanje definisanih ciljeva neophodna poboljšanja iskustva i satsfakcije zaposlenih, zajedno sa njihovim angažovanjem, odnosno balansiranjem produktivnosti zaposlenih.

Pružanje HR usluga je jednim delom vođenje evidencije zaposlenih, čuvanje dosijea ili evidencija zaposlenih, opštih dokumenata. HR može obrađivati ove dosijee ručnom obradom, koristeći obimne papirne datoteke, arhivirajući ih u ormarima za papirnu dokumentaciju. Alternativno, HR može da koristi koncepte digitalizacije dokumenata i pretvarati ih u digitalne datoteke. U 2021. godini, papirne datoteke nisu toliko privlačne kao nekada a kao i u mnogim drugim odeljenjima, HR procesi su postali porilično digitalni. Takav sistem upravljanja dokumentima je presudan i da se HR poveže sa zaposlenima. O tome će u nastavku biti više.

Šta je sistem za upravljanje dokumentima (DMS)

Suprotno vašoj početnoj misli, DMS je mnogo više od stavljanja dokumenata na centralno mesto, poput skladišta u oblaku, kojem možete lako pristupiti. To je za dokumente koje uključuje upravljanja elektroniskim zapisima o dokumentima. To uključuje skladištenje, upravljanje i praćenje ovih digitalnih datoteka.

Korišćenje DMS-a nudi mnoštvo prednosti:

• Povećana je sigurnost dokumenata od neovlaštenog pristupa.
• Štedi se vreme na obradi dokumenata.
• Lakše je pristupati i pratiti izmene dokumenata.
• Lakše je voditi evidencie u upravljanju dokumentima.
• Olakšava oporavak informacija.
• Omogućava HR-u da se poveže sa zaposlenima.
• Omogućena je automatizacija tokova rada.
• Podstiče se saradnja zaposlenih.
• Poboljšava se saradnja na projektima.
• Jednostavnije se prikupljaju povratne informacije od kupaca.

Ključne karakteristike sistema za upravljanje dokumentima

Razmatranjem nabavke DMS-a obratite pažnju da odaberete DMS koji će moći nesmetano da pruža sledeće funkcijonalnosti;

• DMS koji će omogućiti istovremeno uređivanje dokumenata od strane HR-a i zaposlenih.
• Kontrola verzija vam omogućava da zabeležite različite verzije dokumenta nakon izmena.
• Lako pristupajte i kontrolišite prethodne verzije dokumenta u slučaju da se desi greška.
• Kontrolni trag koji vam omogućava da znate ko od zaposlenih je kada i kako postupao sa dokumentima.
• Upravljanje dokumentima treba da poboljšava pozitivno iskustvo i satisfakciju zaposlenih.
• Vaš DMS ne bi trebao služiti samo kao sistem datoteka. Suština DMS-a je da služi kao efikasno upravljanje dokumentima zaposlenih čiji je cilj povezati HR sa zaposlenima jer i HR i zaposleni mogu da obrađuju ove dokumente, odnosno da rade zajedno. Kada se zaposlenima omogući da se osećaju kao ključni deo kompanije, zaposleni će poboljšati nivo produktivnosti.

Primenom DMS rešenja možete da poboljšate iskustvo zaposlenih, između ostalog na sledeće načine:

Daljinski rad

Dobit DMS-a je u tome što ćete se baviti automatizovanim akcijama sa dokumentima. Takođe zaposleni ne moraju biti ograničeni na radno mesto kancelarije da bi izvršili neku poslovnu radnju. Potreban im je ViFi, odgovarajući uređaji sa kojih mogu da pristupe katalogizaciji dokumenata i vaši zaposleni su spremni.
Dakle, preuzmite taj digitalni trag, učinite svoj proces upravljanja dokumentima automatizovanim i budite svedoci otvaranja novih i fleksibilnih mogućnosti rada. Takođe možete da napravite forum za diskusiju na kojem zaposleni mogu da podele svoje mišljenje o uskim grlima, predlažu potrebna funkcionalna i procesna poboljšanja, aktivno učestvuju u iznalaženju rešenja, produbljujući tako kreativnost i saradnju svih timova.

Automatizacija radnog toka

DMS treba da nudi niz automatizacija podsetnika koje informišu zaposlene o rokovima, novim statusima sa poslovnima ili dokumentima, završetku zadataka itd. Tok posla više ne treba prekidati traženjem ili davanjem povratnih informacija, jer DMS sistem pomaže integrisanju radnih aktivnosti i zaposlenih u tečne poslovne aktivnosti, standardizovano kvalitetne.