Implementacija sistema za upravljanje dokumentima u vašoj kompaniji je od velike važnosti

Implementacija sistema za upravljanje dokumentima u vašoj kompaniji je od velike važnosti

Napisala Ana Canteli, OpenKM 18. marta 2022

Ana Implementacija sistema za upravljanje dokumentima u vašoj kompaniji je od velike važnosti. Ukoliko je poslovanje u trendu rasta, generiše se više informacija i dokumentacije. Instaliranje softvera za upravljanje dokumentima pomaže da se kompanija pretvori u efikasniju i efektniju organizaciju koja je bolje pripremljena za promene ili izazove.

 Prelazak sa papirnog upravljanja dokumentima na implementaciju kancelarije bez papira može izgledati kao izazov, posebno ako niste upoznati sa alatima za upravljanje dokumentima. Ako već imate iskustva, to će biti plus koji će vam pomoći da bolje iskoristite izabrano softversko rešenje. Ako nemate iskustva, ni to nije nepremostiva prepreka; Svaka kompanija može da ostvari značajan povraćaj ulaganja jednostavnim korišćenjem dobrog sistema za upravljanje dokumentima. Naravno, mora se priznati da primenom najboljih praksi i uživanjem dobre strategije implementacije, kompanija dobija brz povrat ulaganja i široku upotrebu svih funkcionalnosti softvera.

Priprema

Bez obzira na izabrano rešenje za upravljanje dokumentima, organizacija mora da razmotri plan i svrhu korišćenja DMSa. Ova odluka će pomoći tim menadžerima da odrede koje probleme želimo da rešimo i koje softverske funkcionalnosti će se koristiti za rešavanje situacije u kompaniji. U tom smislu, dobavljač upravljanja dokumentima obično predstavlja rešenje DMSa na osnovu potreba ili zahteva koje postavlja organizacija.

Takođe će se razmotiri više informacija na tehničkom nivou, kao što su broj korisnika, početna veličina skladišnog prostora za podatke, broj dokumenata kreiranih po satu, danu, nedelji, mesecu, godini, ako je moguće to okvirno predvideti. Ovi podaci pomažu da se odredi tip i veličina tehničkih resursa i hardvera. Rešenja u oblaku su obično prikladna za male kompanije bez njihovog tehničkog tima ili sopstvenih servera. Oni omogućavaju korišćenje sistema za upravljanje dokumentima, odnosno iznajmljivanje aplikacije zajedno sa potrebnim skladišnim prostorom, predviđa oslanjanje na tehničke usluge, rezervne kopije i održavanje servera, kao sve uključeno kao paket u osnovnoj ceni.

Za srednja ili velika preduzeća, sa značajnim brojem korisnika, srednjim ali rastućim skladištem podataka, kupovina trajnih softverskih licenci je prikladnija. Ovi tipovi kompanije obično imaju svoje tehničko osoblje, servere za hostovanje softvera i hard diskove za skladištenje dokumentacije, i samostalno odlučuju o politici pravljenja rezervnim kopijama.

Postoji i mogućnost implementacije hibridnih instalacija. Dizajniran je prvenstveno za organizacije koje rade istovremeno u kontekstu oblaka i servera. U zavisnosti od stručnosti tehničkog tima provajdera za upravljanje dokumentima, biće vam ponuđena opcija koja najbolje odgovara vašim potrebama, a koja može da vas prati i u vašim razvojnim projektima. Klijent može da počne sa instalacijom u oblaku i pređe na verziju servera, ili mi možda treba podrška u integraciji menadžera dokumenata sa trećom aplikacijom, itd.

Prilikom odabira sistema za upravljanje dokumentima od vitalnog je značaja poznavanje proizvoda i usluga koji su uključeni u konačnu ponudu.

U ovom pošta ćemo u širokim crtama prikazati proces implementacije OpenKM-a. Svaka instalacija se mora smatrati jedinstvenom jer svaka organizacija ima svoje posebne potrebe i karakteristike.

Instalacija

Usluga instalacije je uvek uključena u ponudu koja se pruža kupcima. Oni ne moraju da brinu o tome da li je njihovo tehničko osoblje spremno da preuzme ovaj zadatak. Uvek možete biti prisutni tokom procesa instalacije ako želite. U profesionalnoj verziji (sistem za upravljanje dokumentima instaliran na serveru koji je u vlasništvu klijenta) usluga instalacije uključuje sledeće:

Podešavanje:

• Menadžer dokumenata konfigurisan kao usluga.
• Pregled dokumenta.
• Pomoć u konfigurisanju rezervnih kopija.
• Funkcionalnost e-pošte kao usluge
• Usluga obaveštenja putem e-pošte i pretplate.
• OCR (Tesseract).
• SSL (bezbedni ekstranet).
• Antivirus.
• Integracija sa aktivnim direktorijumom (LDAP).
• Personalizacija aplikacije sa logom vaše organizacije.

Što se tiče tehničke podrške:

• Analiza performansi (na zahtev):
• Integritet spremišta.
• Performanse korisničkog interfejsa.
• Performanse pretraživača.
• Slobodan prostor na čvrstom disku i rezervne kopije.
• Rezervne kopije evidencije.
• Takođe uključeno: direktni kontakt sa serviserima za razvoj sistema. Garantovano vreme odgovora za bilo koji incident i pun pristup OpenKM dokumentaciji.

Instalacija nije problem ako se korisnik odluči za verziju u oblaku. Međutim, ova opcija takođe uključuje niz usluga:

Podešavanje:

• MySQL baza podataka.
• Vlastiti poddomen.
• Rezervne kopije (inkrementalne).
• Usluga e-pošte.
• Pregled dokumenta.
• OCR (klinopis ili teserakt).
• SSL (bezbedni ekstranet).
• Antivirus.
• Personalizacija aplikacije sa vašim logotipom.
• Profesionalna tehnička podrška uključena kao standard.

 Što se tiče hostinga, opšte informacije su sledeće:

• 440 GB propusnog opsega.
• Redundantna mreža.
• Juniper routing-Technology.
• 100% switching network
• Brzi pristup svim internet vezama.
• Monitoring 24/7.
• Mrežna dostupnost min. 99%.

Faza instalacije je prepoznatljiva po svojoj brzini, gde za 2 sata sistem za upravljanje dokumentima je instaliran i spreman za upotrebu.

Kao rezultat faze instalacije, klijent dostavlja izveštaj o instalaciji.

Obuka korisnika

U ovoj fazi, opisno su predstavljene funkcionalnosti sistema za upravljanje dokumentima, njegova namena i način na koji se koriste.

Da bismo olakšali pokretanje, praćenje, postizanje ciljeva i završetak obuke, u OpenKM akademiji možemo pronaći ponudu obuke sistema za upravljanje dokumentima. Specijalizovan je prema profilu korisnika:

• krajnji korisnik
• Administrator
• Konsultant
• Developer toka posla

Mada, uvek postoji mogućnost ponude prilagođene obuke.

Kao rezultat faze obuke, korisnici će dobiti priručnik i sertifikat o zvanju da su završili i uspešno prošli kurs obuke.

Uzimanje zahteva

Iako je tačno da nakon instalacije i odgovarajuće obuke, kompanija može da konfiguriše softver za upravljanje dokumentima i tako da ispuni svoja očekivanja; Ponekad – posebno kada prvi put radite sa elektronskim menadžerom dokumenata – definisanje konteksta dokumenata kompanije i strategije koju treba primeniti može biti zkompleksno. U OpenKM-u, kroz usluge konsaltinga i parametrizacije, može se instalirati personalizovana verzija sistema za upravljanje dokumentima. Ovo prilagođavanje je nešto što se može uraditi u bilo kom trenutku. Klijent može da radi sa softverom neko vreme sa osnovnom konfiguracijom, ali mu je potrebna podrška za dodatni ili napredniji razvoj. Među osnovnim zahtevima nalazimo:

• Lista korisnika
• Definicija uloge
• Definicija taksonomije: fascikle, zapisi, imejlovi, dokumenti
• Definicija bezbednosne politike: privilegije čitanja, pisanja, brisanja, preuzimanja, itd., na granularnom, individualnom i nivou uloge.
• Definisanje kategorija
• Definicija šablona: dokumenti, fascikle, zapisi
• Početni masovni uvoz (ako postoji)
• Identifikacija i opis automatizacija
• Identifikacija i definicija tokova posla
• Opsežna podešavanja arhiviranja e-pošte
• Izveštavanje

Ovi zaključci će se doneti kroz sastanke sa klijentom, kome će biti dat rezime projekta na odobrenje koji će sadržati zahteve, raspored i budžet. Održaće se i naknadni sastanci sa klijentom.

Tehnička podrška

U OpenKM-u, kupovina godišnje tehničke usluge je uvek fleksibilno, iako se toplo preporučuje. Oni kupci koji odluče da se pretplate za ovu uslugu moći će da otvore kartu po incidentu klasifikovanom prema ozbiljnosti. Ovo garantuje tretman i uslove rešavanja predviđene ugovorom.

Među članovima tehničkog tima OpenKM-a su i developeri softvera, što garantuje duboko i iscrpno poznavanje sistema.

Pored toga, kao što je gore istaknuto, ugovaranje tehničke usluge uključuje neograničen pristup dokumentaciji i direktan kontakt sa programerima platforme za upravljanje dokumentima.